179 Camino a la certificación ISO 19650

179 Camino a la certificación ISO 19650

¿Certificarse para mejorar o para presumir?

Una de las grandes preguntas que planea en todo proceso de certificación es la más básica de todas: ¿para qué te certificas? Porque, seamos sinceros, una cosa es querer mejorar tu forma de trabajar, poner orden en tus procesos y asegurarte de que toda la organización rema en la misma dirección… y otra muy distinta es buscar un sello para incluir en el pie del correo o subir un post a LinkedIn.

En la conversación con Patricia Isla queda claro que muchas empresas llegan al proceso empujadas por exigencias externas: pliegos de contratación, clientes que lo piden, la competencia que ya lo tiene… y no porque realmente hayan reflexionado sobre cómo trabajan y qué deberían mejorar. El resultado, en muchos casos, es un sistema montado deprisa y corriendo, con procedimientos que nadie sigue, roles que nadie entiende y documentación que aparece por arte de magia dos días antes de la auditoría.

La certificación ISO 19650, bien entendida, no es un fin, es un medio. Un medio para mejorar cómo gestionas la información, cómo comunicas entre equipos, cómo reduces errores y cómo das coherencia a tu trabajo. Si lo que buscas es solo poner un sello en la web… igual es mejor que no pierdas el tiempo (ni el dinero).

¿Norma útil o burocracia con esteroides?

Desde su nacimiento, la ISO 19650 no ha parado de crecer. Empezamos con gestión de la información, seguimos con fases de desarrollo, operación de activos, intercambio de datos, y ahora nos metemos en seguridad y salud. Cada vez más partes, más requisitos, más cosas que justificar.

Esto ha generado dos tipos de reacción: por un lado, quienes la ven como una oportunidad para estructurar el caos habitual del sector. Por otro, quienes la consideran un monstruo documental que complica la vida más de lo que la mejora. Y entre estos extremos, una mayoría silenciosa que la mira con desconfianza porque no tiene claro si va a ayudar o solo a generar más papeleo.

Patricia lo deja claro: la norma no es el problema. El problema es cuando se aplica sin criterio, sin adaptarla a la realidad de la empresa, sin entender para qué sirve. Ahí sí que la cosa se convierte en una torre de papel sin utilidad real. Pero si se aplica con sentido común, la ISO 19650 puede ser una herramienta potentísima para mejorar, simplificar y hacer más predecibles los flujos de trabajo.

Eso sí, si vas a implantarla como quien rellena formularios del colegio, prepárate para odiarla.

¿Y si me certifico sin tener ni idea?

Spoiler: pasa más de lo que te imaginas. Hay empresas que llegan a la auditoría sin saber realmente lo que están auditando. Plantillas copiadas de internet, protocolos genéricos sin adaptar, roles inventados que nadie cumple, CDEs que son carpetas en un servidor con nombres crípticos… y equipos que se enteran del proceso el día antes del simulacro.

En esos casos, lo que se certifica no es un sistema sólido, sino un teatro. Todo está bonito en los documentos, pero en el día a día no hay ni rastro de lo que se supone que debería estar pasando. Patricia, con la experiencia de quien ha visto esto demasiadas veces, lo resume así: hay sistemas que solo existen en el PowerPoint.

El problema no es que alguien se equivoque al implantar la norma. El problema es cuando no hay intención alguna de cumplirla. Cuando lo único que importa es pasar el corte, da igual lo que cuentes, mientras no se note demasiado.

Si ese es tu plan, que sepas que hay auditoras con el olfato más fino que un sabueso de aduanas. Y no te va a salir barato.

¿El problema es la norma?

No. El problema eres tú. Hay una tendencia preocupante a culpar a las normas de todos los males. Que si es muy compleja, que si no se adapta al día a día, que si pide cosas imposibles… Pero lo cierto es que la ISO 19650 no te pide nada que no tenga sentido: que sepas quién hace qué, cuándo, cómo y con qué herramientas; que tus datos estén organizados; que los entregables se produzcan bajo control; y que todo eso esté documentado.

¿Te suena difícil? Solo si tu empresa ya está desorganizada.

La norma puede ser un espejo que te obligue a ver lo que ya sabías: que improvisas demasiado, que no sabes dónde están los documentos, que cada proyecto se gestiona a su manera, y que dependes más de la buena voluntad que de los procesos. La ISO no arregla eso. Pero puede ayudarte a enfrentarlo. O a esconderlo… hasta que explote.

Así que, antes de criticar la norma, mírate al espejo. Igual el problema no es la herramienta, sino cómo (no) la usas.

¿Vale para todos o solo para los grandes?

En la práctica, las empresas que se certifican hoy son, sobre todo, grandes constructoras, promotoras e ingenierías. ¿Por qué? Porque tienen recursos, equipos dedicados, tiempo para preparar el sistema y presupuesto para pagar el proceso.

Pero eso no significa que la norma esté vetada para las pymes. Al contrario. Lo que pasa es que las pequeñas empresas necesitan más ingenio y menos Excel de 45 pestañas para adaptarse. Patricia insiste en que se puede, pero que hay que tener claro que no es solo cuestión de dinero: es cuestión de actitud, compromiso y ganas de hacer las cosas bien.

La ISO no debería ser un club privado. Y si de verdad queremos que el sector madure, necesitamos que también las pymes se suban al carro. Eso sí: con honestidad y sin trampas. Porque si tú no te crees tus propios procesos, el auditor lo va a notar. Y tu cliente también.

¿Qué cambia realmente en el día a día?

Spoiler: depende. Si haces las cosas solo para pasar la auditoría, probablemente no cambie nada. Seguirás trabajando igual, pero con más documentos que no usas.

Pero si te tomas en serio el proceso, la ISO puede cambiarlo todo. Desde cómo defines los roles y responsabilidades, hasta cómo nombras los archivos, cómo compartes la información, cómo planificas los entregables o cómo haces seguimiento.

Eso sí: el cambio no viene con el sello. Viene antes del sello, en la forma en que estructuras tu trabajo y haces que los procesos se conviertan en hábitos. Patricia lo explica sin rodeos: la certificación no te hace mejor, te obliga a demostrar que ya lo eres.

¿Y BIM? ¿Qué pinta en todo esto?

Aunque la ISO 19650 no te pide usar Revit, ni Archicad, ni ningún software concreto, su ADN es digital y colaborativo. Es una norma pensada para gestionar información en entornos donde los modelos son piezas clave.

Así que si estás trabajando con BIM, ya estás en su órbita. Y si no estás trabajando con BIM… probablemente te quede grande.

Eso sí, cuidado con usar BIM como excusa: tener un modelo no significa que lo gestiones bien. Y la ISO no se impresiona con geometrías bonitas ni con renders en ultraHD. Lo que importa es cómo estructuras la información, cómo defines flujos, cómo controlas versiones.

BIM sin gestión es solo ruido digital. Y la ISO, si se aplica bien, puede ayudarte a limpiar ese ruido.

¿Estás listo para certificarte o mejor no?

Lo más honesto que puedes hacer es responder esta pregunta sin autoengaños. ¿Tienes procesos? ¿Tienes responsables? ¿Tienes una forma clara de trabajar o cada proyecto es un experimento?

Patricia recuerda que no se trata de estar perfecto, sino de estar comprometido. Pero también dice algo clave: si vas a montar un decorado solo para la auditoría, mejor no empieces. Porque, en ese caso, no solo estarás perdiendo tiempo: estarás engañando a tu equipo, a tus clientes y a ti mismo.

Las herramientas y las fuentes no son mágicas

Olvídate de buscar en la ISO una app que lo haga todo. La herramienta más usada por Patricia es Excel. Y Teams. Y el correo. Porque gestionar información no es cosa de software, sino de cabeza.

Y para mantenerse al día, lo mismo: no hace falta seguir a 30 gurús en redes. Hace falta tener criterio. Saber qué leer, a quién escuchar y qué ignorar. Que no todo lo que brilla es oro. Y no todo lo que tiene sello, lo merece.