El correo electrónico es el mal, llegó hace años para quedarse y cambiar nuestras vidas, pero la falta de conocimiento para usarlo correctamente, y el abuso del correo como medio de comunicación, lo han convertido en fuente y origen de todos los males del intercambio de información en el sector AECO.
¡Bienvenido al episodio 090 de BIMrras!
BIMrras es el Primer Podcast Colaborativo sobre BIM en español ¡El PODCAST sobre BIM que Chuck Norris no se atreve a escuchar! Donde 3 arquitectos BIMtrastornados discutimos sobre todo lo relacionado con el mundo del Building Information Modeling.
Dirigido a todos los profesionales que intervienen en el ciclo de vida de una edificación o infraestructura, desde las primeras ideas o intenciones, pasando por las fases de diseño, construcción y mantenimiento, hasta su desaparición.
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BIMrras Podcast
090 El correo electrónico es el mal
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De qué hablamos en este episodio: 090 El correo electrónico es el mal
- 0:00:27 Saludos
- 0:02:35 Gestión de cuentas de correo múltiples y contraseñas
- 0:07:29 Técnicas para Inbox Zero
- 0:14:22 Asegurarse que lean tus correos
- 0:23:25 Vaciando la basura
- 0:31:22 Automatizando la gestión del correo
- 0:37:22 Reglas de etiquetado
- 0:43:20 El correo como almacén documental
- 0:47:18 Las recomendaciones de BIMrras
090 El correo electrónico es el mal
Cuando llegó el correo electrónico nuestro mundo cambió por completo. De repente disponíamos de una herramienta que convertía las comunicaciones en algo instantáneo. Si, antes estaba el fax, pero el correo electrónico era tan potente que, de hecho, fulminó al fax y lo convirtió en obsoleto de la noche a la mañana.
Pero como siempre ocurre con las herramientas poderosas, su implementación sin conocimientos previos, sin criterios de uso, sin normas de etiqueta, y sin plataformas plenamente capaces como las actuales significó la generalización de unos hábitos y usos que han convertido al correo electrónico en el villano absoluto en términos de comunicaciones.
Si a un caldo ya cargado de una inundación de correos electrónicos de spam, de correos comerciales, de plataformas que usan nuestro correo como llave para sus servicios le añadimos espesantes como la acumulación de correos no leídos y la imposibilidad de leerlos, o la capacidad o necesidad de manipular y gestionar multitud de cuentas de correos, el resultado es un plato de digestión imposible.
Vamos a analizar la situación actual y a exponer las estrategias que los BIMrras usamos para que el elefante con obesidad mórbida que es el correo electrónico no nos haga sucumbir por aplastamiento.
Lidiar con múltiples cuentas de correo
Como en el Señor de los Anillos, la vida moderna nos ha otorgado la posibilidad de tener una cuenta de correo para cada uso que se te ocurra en tu imaginación. Al final del camino has acumulado tantas cuentas de correo que haces lo más lógico: reenviar todo a una única cuenta, para convertirla en el séptimo infierno de Dante.
Cientos de newsletters para tener entretenidas varias vidas se acumulan sin leer en la bandeja de entrada. Un incontable número de servicios se apoyan en el correo electrónico con sus correspondientes credenciales de entrada, nombres de usuario y contraseñas. ¿Cómo gestionar tanta credencial sin volverse loco, respetando las mínimas reglas de seguridad y de forma automatizada?
El milagro de la bandeja de entrada vacía
Se rumorea que alguien vio una vez una bandeja de correo vacía, sin ningún correo pendiente de leer, y con todos los correos archivados y etiquetados. También se cree que los unicornios rosa visitan las obras que se ajustan a presupuesto y se realizan de acuerdo a los plazos las noches anterior a emitir la certificación. Puros mitos.
Pero lo cierto es que debemos mantener un cierto orden en la lectura de los correos electrónicos, y establecer criterios y prioridades para que, en la medida de los posible, nos situemos lo más cerca posible de ese anhelado inbox zero. ¿Cómo conseguirlo?
Atajos, plantillas, integraciones, etiquetado
Gestionar el correo puede ser un auténtico desafío. En pocos años una cuenta de correo puede tener miles de contactos, asuntos, correos enviados y recibidos, y sobre todo, nosotros tendremos poco tiempo y menos ganas para organizarlo. Si tenemos varias cuentas, harás lo que hacemos todos. Desistir.
Sin embargo existen estrategias y herramientas que pueden hacer más fácil el trabajo, con un mínimo de inversión de tiempo inicial. Hablamos de atajos de teclado, plantillas predefinidas, integraciones con otros servicios, etiquetado de correos según reglas, etc. Seguro que alguna de estas herramientas te alegra el día si le das una oportunidad.
El correo electrónico y el síndrome de Diógenes
Hubo un tiempo en que las cuentas de correo tenían una capacidad que se medía en megabytes. Lo has leído bien, megabytes. Por tanto, limpiar la cuenta de correo era una necesidad, simplemente para poder seguir usando tu servicio de correo.
Pero Internet nos trajo a Google, y Google nos trajo a Gmail, con sus 15 gb de buzón de correo, y la promesa de que nunca más tendrías que borrar un correo de tu cuenta. Y así, alimentando nuestro síndrome de Diógenes digital todos nos hemos convertido en arqueólogos del correo electrónico. Revisa tu cuenta. Seguro que tienes correos de hace más de 15 años. ¿Tiene algún sentido?
Las recomendaciones de BIMrras
El equipo BIMrras, tal como es norma de la casa, comenta algunas herramientas que pueden ser de ayuda para la gestión del correo electrónico sin que tu productividad se vea arruinada para toda la semana.
Recursos citados en el episodio
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Yo creo una carpeta por función o departamento, y dentro más carpetas con nombres de personas que suelen escribirme.
Me ha encantado la reflexión de la basura digital y el síndrome de Diógenes. Cada vez nuestro ‘espacio digital’ se parece más al Espacio hasta que nos estrellemos como Sandra Bullock en Gravity y salga el ordenador por los aires.