087 Reuniones de obra. El infierno en la Tierra

Si hay una faceta en la gestión de obra que despierta iras furibundas, que es capaz de arruinar la productividad de varios equipos a la vez o que puede trastocar todos nuestros planes a corto plazo, esa faceta es sin duda una reunión de obra, el infierno en la Tierra.

¡Bienvenido al episodio 087 de BIMrras!

BIMrras es el Primer Podcast Colaborativo sobre BIM en español ¡El PODCAST sobre BIM que Chuck Norris no se atreve a escuchar! Donde 3 arquitectos BIMtrastornados discutimos sobre todo lo relacionado con el mundo del Building Information Modeling.

Dirigido a todos los profesionales que intervienen en el ciclo de vida de una edificación o infraestructura, desde las primeras ideas o intenciones, pasando por las fases de diseño, construcción y mantenimiento, hasta su desaparición.

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De qué hablamos en este episodio: 087 Reuniones de obra. El infierno en la Tierra

• 0:00:24 Saludos
• 0:031:11 Reglas de juego: agenda, objetivos y preparación.
• 0:11:48 Estableciendo tiempos y calendario
• 0:25:00 Gestionando los asistentes a las reuniones
• 0:33::02 Reuniones rutinarias, si o no
• 0:41:15 Las castas del sector AECO como el origen de todos los males
• 0:48:56 La figura del coordinador/facilitador
• 0:56:53 Las recomendaciones de BIMrras

087 Reuniones de obra. El infierno en la Tierra

• • Las reuniones de obra se han convertido en uno de esos episodios que, por su gravedad, son capaces de modificar el tejido espacio-tiempo y provocar todo tipo de paradojas temporales. Cada vez está más claro que la torre de Babel se paralizó por una reunión de obra. Se sabe que entraron a la reunión, y cuando acabaron la torre ya se había desplomado.

    Nuestra falta de formación empresarial nos hace pensar que las reuniones son gratis, y por tanto no les damos el valor que tienen, ni la preparación necesaria, ni desarrollamos unas mínimas reglas de juego para hacerlas eficientes. Pero un mínimo análisis de coste y oportunidad nos desvela justo lo contrario. Las reuniones son carísimas y por tanto necesitan un aprovechamiento óptimo porque gasta un recurso muy escaso y preciado: el tiempo.

    Estableciendo reglas básicas

    Haz un mínimo número, querido oyente, sobre cuánto te ha supuesto en salario por hora la última reunión a la que tuviste que asistir. Bien sea dirigiendo, gestionando o participando de la ejecución de una obra. Ahora que ya te has hecho a la gravedad de la situación ¿Qué piensas hacer al respecto?

    Establece unas mínimas reglas básicas, acordadas con todos los participantes. Los mínimos son establecer la agenda, es decir, el orden del día de los asuntos a tratar. Fija el objetivo a alcanzar con la reunión, para que sea posible evaluar y sacar conclusiones. Define un marco temporal apropiado para la reunión, porque todos tenemos un tiempo limitado. Y proporciona los deberes que cada participante debe preparar para que una reunión sea productiva.

    Asistentes y calendario

    A todos nos ha pasado. Nos han colocado una reunión un lunes a primera hora, con el desayuno todavía en la boca. Cuando llegamos a la reunión, una muchedumbre, todos tratando de colocar su mercancía. Lo de los gallineros era, definitivamente, otra cosa.

    ¿Cuántos participantes debe tener una reunión? ¿Cuál es el momento óptimo del día para plantearla? ¿Qué días de la semana es más recomendable? ¿Quienes deben asistir si o si y quienes pueden tener su asistencia condicionada? ¿Tiene sentido una reunión donde las personas que tienen la capacidad de decidir o resolver no están presentes?

    De casta le viene al galgo

    Muchas veces las reuniones de gestión de obra se convierten en una demostración de las cualidades específicas de cada estamento del universo AECO, una pirámide donde la casta a menudo se confunde con la jerarquía. ¿La casta como origen de todos los males?

    Con superar los prejuicios no basta. Cuando nuestro mensaje no llega al destinatario, cuando la otra parte de esa reunión de coordinación no recibe ni empatiza con nuestras ideas, tal vez deberíamos reflexionar sobre cómo elaboramos y transmitimos el mensaje. Damos por hecho que una idea transmitida es una idea recibida y comprendida. Y nada hay más falso.

    Un nuevo rol

    Cada vez se producen más problemas de comunicación que terminan en malentendidos y conflictos, con consecuencias económicas, organizativas e incluso de carácter personal. Quizás ha llegado el momento de entender que no vale cualquiera para llevar adelante una reunión.

    Desde BIMrras proponemos una figura nueva, un facilitador, en la que todas las partes que confluyen en la obra deleguen las responsabilidades de gestión y coordinación de las reuniones. Un personaje con la autoridad suficiente como para establecer las reglas del juego, llevar al día las convocatorias y actas de las reuniones, gestionar el desarrollo de la reunión y mantener un punto de vista neutral de los asuntos a tratar.

    Las recomendaciones de BIMrras

    Como es norma en BIMrras, os dejamos nuestras fuentes de información y herramientas más relevantes sobre las que empezar a profundizar y sacar el mayor provecho de este mal necesario que son las reuniones.

    Recursos citados en el episodio

    • Trello
    • Slack
    • Google Forms
    • Daniel Kahneman. Pensar rápido, pensar despacio
    • ThinkWasabi Podcast
    • ThinkWasabi Youtube
    • Microsoft Teams
    • Element
    • Mattermost
    • Discord
    • Trello Blog
    • Slack Blog